Khi học các môn, thầy cô và các bạn lớp trưởng thường lập các mail chung để sinh viên trao đổi tài liệu. Rắc rối ở chỗ ngày nào mình cũng phải mở mail của mình, vài cái mail lớp, mail nhóm để kiểm tra, ngoài ra còn có thể gặp trường hợp mail lớp bị ai đó xóa khiến các bạn không biết thông tin kịp thời. Vì thế mình xin hướng dẫn cách tự động chuyển tiếp các email chung về mail cá nhân để tiết kiệm thời gian check mail (hướng dẫn đối với gmail, yahoo mail và các mail khác thì tương tự) và tránh bị xóa mail (cho dù email ở trong mail lớp bị xóa thì bạn vẫn còn các email đó).

Đây là hướng dẫn làm chuyển tiếp 1 mail chung, nếu các bạn có nhiều mail chung khác thì các bạn cứ làm lại các bước 1, 2, 3 đối với mail đó là được.
Giả sử mình có mail cá nhân là ca-nhan@gmail.com và có mail lớp (mail chung) là admin@11tlt.com

“Chuyển tiếp và POP/IMAP” --> “Thêm địa chỉ chuyển tiếp” 

Tiếp theo hãy gõ email riêng của mình (ca-nhan@gmail.com) vào trong ô vừa hiện ra. --> Nhấn vào nút “tiếp theo”. 

 

Gmail sẽ hiện ra thông báo “Đã gửi mã xác nhận để xác minh quyền.” --> “OK”.  

Lưu ý: khi vào “Cài đặt”, bạn không nên thay đổi lung tung trong đó, vì có rất nhiều vấn đề nguy hiểm có thể xảy ra với mail chung. (Các bạn có thể thay đổi cài đặt mail riêng của mình thoải mái).
1.3. Bây giờ ở dưới nút “Thêm địa chỉ chuyển tiếp” sẽ có 1 dòng yêu cầu nhập mã xác minh cho email ca-nhan@gmail.com. (Xác minh xem bạn có phải là người sở hữu email ca-nhan@gmail.com và bạn có muốn nhận thư chuyển tiếp hay không). Bây giờ bạn qua mail riêng của mình, (nhấn nút “Làm mới” nếu chưa nhận được thư xác nhận) các bạn mở thư xác nhận ra, sẽ có 1 dòng ở gần trên cùng có cung cấp mã xác nhận. Các bạn copy mã xác nhân đó rồi qua trình duyệt đang mở mail chung (admin@11tlt.com) và paste vào ô yêu cầu nhập mã xác nhận --> Nhấn và nút “Xác minh”.
1.4. Kiểm tra. Bạn nhấp vào ô sổ xuống của dòng “Chuyển tiếp bản sao của thư đến tới”, nếu thấy mail mình có trong danh sách là được. Lưu ý: bạn không nhấp vào email của mình trong danh sách sổ xuống đó, vì nếu làm vậy thì mail chuyển tiếp (trực tiếp) đến bạn khác sẽ bị thay đổi.

2. Tạo bộ lọc trong mail lớp để chuyển tiếp các mail đi và đến trong mail đó đến mail cá nhân.(để quản lý mail 11TLT được tốt hơn)
2.1. Đang ở trong phần “Cài đặt” của mail chung, phần “Bộ lọc”, các bạn nhấp chuột vào chữ “tạo bộ lọc mới” để tạo bộ lọc.

2.2. Trong bảng Tạo bộ lọc mới xuất hiện, các bạn gõ vào trong ô “Đến:” dấu * (shift + 8), các ô còn lại để trống, sau đó nhấn nút “Tìm kiếm thử” để xem mình tạo bộ lọc đã đúng chưa. Nếu các mail trong hộp thư xuất hiện khi tìm kiếm là ok. Rồi các bạn nhấn nút “Bước tiếp theo”.
Ở bảng tiếp theo này, các bạn nhấp chuột để chọn ô vuông “Chuyển tiếp đến:”, và bên phải, các bạn nhấp sổ xuống rồi chọn mail của mình. (Các ô vuông khác bỏ trống, không chọn). Sau đó nhấn nút “Tạo Bộ lọc”.

Vậy là mình đã kết thúc phần việc bên mail nhóm.

3. Tạo bộ lọc trong mail cá nhân để lọc các thư đã chuyển tiếp đến mail của mình. (Tách thư chuyển tiếp trong hộp thư với thư của mình.)
3.1. Các bạn nào nếu muốn để các mail đã chuyển tiếp chung với mail của mình thì không cần làm bước này.
3.2. Trong mail cá nhân của mình, các bạn vào phần “Cài đặt” --> “Nhãn” --> Gõ vào ô “Tạo nhãn mới” chữ “Lớp 11TLT” (không có dấu ngoặc kép) và nhấn nút tạo.

3.3. Tạo bộ lọc để sắp xếp các thư chuyển tiếp đã được gửi từ mail chung đi vào 1 chỗ (không qua hộp thư đến).
Qua tab “Bộ lọc” --> “Tạo bộ lọc mới” --> Điền vào ô “Từ:” địa chỉ mail chung (admin@11tlt.com) (các ô khác để trống) --> “Tìm kiếm thử” và “Bước tiếp theo” --> Trong bảng mới xuất hiện các bạn nhấp chuột chọn các dòng:
- Bỏ qua Hộp thư đến (Lưu trữ thư)
- Áp dụng nhãn: (chọn nhãn Mail chung vừa mới tạo lúc nãy)
- Không bao giờ gửi thư này tới Spam
- Áp dụng bộ lọc cho /n cuộc hội thoại dưới đây.
Và không chọn (để trống) các ô còn lại.
Nhấp nút “Tạo bộ lọc” để tạo bộ lọc mới.
3.4. Tạo bộ lọc để sắp xếp các thư chuyển tiếp đã gửi đến mail chung vào 1 chỗ (không qua hộp thư đến).
Làm lại bước 3.3 nhưng thay vì mình điền địa chỉ mail chung (admin@11tlt.com) vào ô “Từ:” thì bây giờ mình điền vào ô “Đến:” (ô “Từ:” và các ô khác để trống)

4. Đối với các bạn không làm bước 3 thì mail lớp chuyển tiếp và hộp thư đến trong hộp thư các nhân.
Đối với các bạn làm bước 3 thì mail lớp ở 1 mục riêng (mục Mail chung ở cột bên trái của cửa sổ gmail, phía dưới hộp thư đến) 

Nguồn Tổng Hợp